Jak zvládnout všechny úkoly a na žádný nezapomenout? Začínal jsem asi jako každý se seznamem v hlavě. Je to nejjednodušší řešení, má ale jednu nevýhodu - zaznamenané úkoly z něj mizejí samy před splněním...

Takže jsem přešel na seznam na papíru, případně více seznamů na více papírech. Úkoly nemizí a navíc se přidává uspokojení ze škrtání splněných.

Jenže co bych to byl za ajťáka, kdybych nevyužil počítač i na skladování úkolů? Zkoušel jsem mít úkoly poznamenané v Psionu, na PC v kalendáři (plugin v mailovém klientu), v Keynotes i všude možně jinde. Po počátečním nadšení jsem seznamy v počítači používal míň a míň, až jsem skončil u ... seznamu na papíru.

Pak jsem na převelice podnětném, řekl bych až unikátním blogu WORKaholic BLOGuje objevil zmínku o programu ThinkingRock. Údajně jeden z nejlepších programů pro organizaci úkolů metodou GTD. Metodu jsem neznal, ale program zkusil, už proto, že je napsaný v javě. Dlouho se u mě neohřál, ježto jsem z něj byl na mrtvici - pořád mě nutil k něčemu, čemu jsem buď nerozuměl (contexts a topics mi naprosto splývalo), nebo mi to bylo cizí (nejdřív jenom dávat nápady na hromadu, pak jenom třídit). Návrat k seznamu na papíru byl rychlý. Vy to ale můžete zkusit s Workaholikovým návodem.

O něco později jsem si přečetl knihu Člověk a čas, povídání o time managementu IV. generace. Ten doporučuje plánovat úkoly na týdenní bázi a rozepisovat je na papíru rozděleného do čtyř kvadrantů (osy nedůležité-důležité, nenaléhavé-naléhavé). Dobrá myšlenka. Tři týdny mi systém vydržel, jenže jak se priority úkolů mění, přestávaly být zařazené ve správných kvadrantech... Seznam na papíru to jistí.

Další nápad - myslím že také od Workaholika - bylo využití myšlenkových map. Ty používám poměrně často, program FreeMind je vynikající pomůcka. U plánování úkolů se ale jednalo o kreslení mapy na papír, bez počítače. Hierarchická organizace a možnost větvit, přikreslovat další úkoly by řešila hlavní problém papírových seznamů, totiž nemožnost vkládat položky někam mezi už existující. Inu, fungovalo to. Jenže... stejně jsem zase skončil u seznamu na papíru, který celý týden proškrtávám a doplňuji a jednou za týden ho přepíši na nový list.

Jak je to možné? Myslím, že hlavní důvod je rychlost - úkoly si potřebuju poznamenávat bez zdržování, během telefonátu, při schůzce, zkrátka ihned. Nemám čas zabývat se čímkoliv složitějším. Co vy, jaké jsou vaše zkušenosti?